Analisa Kebutuhan Penambahan Struktur

MANAJER KESISTEMAN dan DUKUNGAN PENGGUNA

Latar Belakang dan Urgensi

Seiring dengan semakin terdigitalisasinya proses pengadaan, kebutuhan akan sistem yang efisien dan dukungan pengguna yang memadai kepada seluruh entitas di Pelindo Group menjadi sangat krusial. Penambahan struktur Manajer Kesisteman dan Dukungan Pengguna di bawah Department Head Strategi & Perencanaan Pengadaan adalah langkah strategis untuk memastikan optimalisasi penggunaan sistem yang terstandard di seluruh entitas Pelindo Group, peningkatan produktivitas pengguna, serta keberlanjutan pengembangan sistem pengadaan.

Tantangan Tanpa Peran Terdedikasi

Tanpa adanya peran yang didedikasikan untuk kesisteman dan dukungan pengguna, organisasi berisiko menghadapi beberapa tantangan signifikan yang dapat menghambat efisiensi dan inovasi. Grafik di bawah ini memvisualisasikan dampak potensial dari setiap tantangan.

1. Sistem Kurang Optimal

    Kurangnya pemantauan berkelanjutan dapat mengakibatkan sistem yang tidak efisien, memakan waktu, atau rentan terhadap bug dan kesalahan

Peran dan Tanggung Jawab Utama

(Ruang Lingkup : PELINDO GROUP)

Manajer Kesisteman dan Dukungan Pengguna akan mengisi kekosongan ini dengan fokus ganda: memastikan kinerja sistem yang optimal dan memberdayakan pengguna. Jelajahi detail setiap area tanggung jawab utama.

1. Monitoring dan Evaluasi Sistem Pengadaan

  • Memantau kinerja sistem pengadaan yang ada (e-procurement: VMS, eTender, CMS, e-Katalog dan VPayment) secara berkelanjutan.
  • Mengidentifikasi hambatan, bottleneck, dan inefisiensi dalam alur kerja sistem.
  • Melacak metrik kunci kinerja (KPI) terkait sistem pengadaan (misalnya, waktu proses/SLA, tingkat kesalahan, kepatuhan penggunaan sistem, uptime sistem).
  • Melakukan audit berkala terhadap sistem untuk memastikan integritas data, keamanan, dan kepatuhan.
  • Menganalisis umpan balik dari pengguna untuk mengidentifikasi area perbaikan.
  • Menyusun laporan monitoring dan evaluasi kesisteman pengadaan seluruh entitas di Pelindo Group secara periodik.
  • Monitoring pelaksanaan pengadaan bersama (Joint Procurement) di Pelindo Group untuk mencapai target Value Creation yang sudah ditetapkan oleh Perusahaan.

Manfaat Signifikan Penambahan Struktur

Penambahan Manajer Kesisteman dan Dukungan Pengguna akan membawa sejumlah manfaat signifikan yang berdampak langsung pada efisiensi dan produktivitas organisasi.

Optimalisasi Penggunaan Sistem

Dukungan konsisten mendorong adopsi penuh dan penggunaan fitur maksimal.

Peningkatan Efisiensi Operasional

Sistem terkelola baik dan pengguna terampil mempercepat proses, minimalkan kesalahan.

Peningkatan Kepuasan Pengguna

Saluran dukungan jelas dan responsif membuat pengguna merasa didukung dan produktif.

Inovasi Berkelanjutan

Masukan pengguna dan monitoring proaktif mendorong perbaikan sistem berkelanjutan.

Pengambilan Keputusan Akurat

Sistem optimal dengan data bersih menjadi dasar kuat analisis dan keputusan strategis.

Pengurangan Beban Tim IT

Dukungan dasar ditangani internal, tim IT fokus pada infrastruktur inti yang kompleks.

Pertimbangan Implementasi

Untuk memastikan peran Manajer Kesisteman dan Dukungan Pengguna berfungsi secara optimal, ada beberapa pertimbangan kunci yang harus diperhatikan dalam proses implementasinya.

🎓

Kualifikasi

Kandidat harus memiliki kombinasi keahlian teknis, interpersonal, dan analitis. Pengalaman pengadaan dan manajemen proyek adalah nilai tambah.

🛠️

Alat Bantu

Posisi ini akan lebih efektif dengan sistem ticketing/helpdesk dan alat analisis data untuk memantau kinerja sistem.

🌐

Kolaborasi Lintas Fungsi

Kolaborasi erat dengan tim pengadaan, IT, dan user dari departemen lain sangat krusial untuk memastikan sistem memenuhi kebutuhan.